Vous voulez promouvoir votre entreprise pour développer votre image auprès de votre cible et aller à la rencontre de vos futurs clients ? L’organisation d’un événement est la bonne solution. Voici les 3 étapes clés pour organiser son événement avec succès.

Étape n°1 : Déterminer son objectif et son public cible 

Objectif de l’organisation d’un événement d’entreprise

Organiser ou participer à un événement est souvent un moment clé dans l’activité d’une entreprise. Pourquoi organiser un événement d’entreprise ? Quels en sont les objectifs ?

En effet, l’organisation d’événement permet :

• De mobiliser l’entreprise pour mettre en œuvre la stratégie  (ex: faire des présentations sur les nouveaux produits…)
• De faire passer des messages clés 
• D’attirer l’attention de ses clients et prospects en se présentant sous son meilleur jour…

À qui je m’adresse ? qui est mon public cible ?

Il est important de définir son public cible, est-ce que j’organise un événement pour mes collaborateurs, mes clients ou mes prospects ? En effet, cela aura une incidence sur le moment, la date, la thématique et le format de l’événement. 

Étape n°2 : Organiser son événement d’entreprise 

Définir la nature de son événement d’entreprise :

Le plus important au moment de planifier un événement est de déterminer sa nature. Il s’agit avant tout de proposer un événement qui intéresse directement le public visé. À présent que vous connaissez votre objectif et votre public, réfléchissez au type d’événement qui leur convient le mieux : 

• séminaire
• conférence
• table ronde 
• street marketing

Les solutions sont multiples et dépendent avant tout de vos besoins. Sachez trouver un sujet pertinent. Une fois que vous avez déterminé quel type d’événement vous souhaitez mettre en place, il vous faudra vous tourner vers la partie logistique de l’organisation. 

Vous pouvez alors opter pour passer par des professionnels de l’organisation évènementielle ou organiser l’événement en interne. Notez que le choix des professionnels sera plus coûteux, mais vous épargnera une organisation importante. Si vous optez pour l’organisation en interne, nous vous conseillons de mettre en place une équipe dédiée à cette mission.

Déterminer la date, l’heure et le lieu 

Il est question maintenant de la partie logistique de l’organisation d’un événement d’entreprise. En effet, il est nécessaire de choisir la date, l’heure et le lieu du déroulement de l’événement en fonction des disponibilités de sa cible et des habitudes de cette dernière.

Établir un budget prévisionnel

Attention à ne pas sous-estimer cette partie pour éviter les mauvaises surprises ! Un budget correctement construit permet de valider la possibilité de la mise en œuvre de son événement d’entreprise et de prévoir les différents besoins.

Mettre en place un rétroplanning

Il est important de lister et planifier ses tâches sur un calendrier afin de ne rien omettre et de valider le temps nécessaire à l’organisation de son événement.

Étape n°3 : Communiquer avant, pendant et après l’événement 

La communication en amont de l’événement

Tout d’abord, il est important d’annoncer son événement et de réaliser un plan de communication avec une équipe dédiée qui reprendra l’ensemble des moyens et des outils de la communication de l’entreprise.

L’équipe de communication devra veiller à :

• Adapter la communication au public visé
• Inviter des marques ou des personnalités reconnues
• Peaufiner le thème de l’événement
• Réaliser des campagnes de promotion au bon moment
• Être invité par différents médias
• Être présente sur les réseaux sociaux

La communication pendant l’événement d’entreprise

Lors de l‘événement, pensez bien à communiquer sur les réseaux sociaux en mettant en place un hashtag et en relayant les messages postés par les personnes présentes.

La communication après l’événement d’entreprise

À l’issue de l’événement, une petite vidéo et/ou la publication de photo sur les réseaux sociaux ou dans la presse permet de prolonger la communication de cet événement d’entreprise.